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Migration de données d’un CRM à un autre : comment s’y préparer ?

Ceux qui n’ont jamais participé à un projet de migration de données CRM (logiciel de Gestion de Relation Client ou GRC en français) peuvent penser que le transfert de données est un processus relativement simple et direct; les professionnels savent que migrer des données vers un logiciel CRM n’est pas toujours une tâche simple. La migration de données CRM est la clé pour implémenter un nouveau logiciel, et pour être sûr que votre transfert de données se passe bien, il y a quelques étapes clés que toute entreprise devrait suivre. Tout commence avec la planification.

Informer qu’un changement va avoir lieu

Une des première étapes de la planification d’une migration de données CRM est de s’assurer que vos employés (pas seulement l’équipe technique qui effectue la migration de données) soient au courant du changement à venir. Les entreprises oublient trop souvent de fournir la formation ou les informations adéquates concernant le basculement vers un nouveau logiciel, ce qui peut nuire au processus de migration de données et à l’implémentation du logiciel. C’est tout particulièrement vrai quand le nouveau logiciel ne possède pas toutes les fonctionnalités de l’ancien système ou introduit un nouveau processus d’automatisation.

La préparation des fichiers joue aussi un rôle clé dans la planification de la migration des données. La plus grande partie du travail critique d’une migration de données CRM réussie dépend du logiciel que vous remplacez. Par exemple, différents systèmes CRM utilisent souvent différentes options d’intitulés et catégories pour organiser les données, ce qui veut dire que vous ne pourrez pas simplement copier et coller les informations vers le nouveau logiciel. Dans beaucoup de cas, les entreprises doivent reformater leurs fichiers avant de mettre en œuvre la migration des données CRM.

L’importance de l’analyse et de la catégorisation

Chaque élément de données à transférer doit être correctement analysé, catégorisé et intitulé, afin que votre équipe sache où les données sont supposées aller avant de commencer la migration des données. C’est tout particulièrement vrai en ce qui concerne les fichiers joints, qui devront peut-être être stockés dans un système cloud séparé.

C’est aussi une bonne idée d’évaluer si certaines données méritent d’être transférées. Il y a des chances que vous n’ayez pas à transférer la plupart des e-mails qui datent de 10 ans – surtout s’il n’y a eu aucun contact avec un client spécifique pendant cette période. Les champs de données personnalisés rarement utilisés peuvent aussi être laissés de côté lors d’une migration de données CRM. Fusionner les enregistrements en double dans votre base de données vous fera économiser du temps qui serait autrement gaspillé à migrer des fichiers inutiles. Identifier ces éléments à l’avance permettra d’économiser beaucoup de temps à votre équipe pendant la migration effective des données.

Évitez les erreurs d’importation

Même après avoir suivi ces étapes préparatoires, ce n’est jamais une bonne idée de se précipiter et d’essayer de migrer toutes vos données cruciales d’un coup. La dernière chose que vous voulez est de perdre vos données importantes pendant une migration de données CRM à cause d’une erreur dans le script d’importation. Avant la migration des données, celles-ci doivent être sauvegardées. Vous devriez ensuite faire quelques essais de migration de données. De cette manière, si un problème survient, vous ne perdrez rien de vital pour votre entreprise, et vous pourrez identifier et résoudre les problèmes de transfert de données avant d’effectuer la migration de données CRM dans son ensemble.

La migration de données CRM perturbera presque toujours le travail de vos équipes, même si vous pouvez fournir des efforts complémentaires pour rendre le processus moins gênant. La migration des données nécessitera en général le gel de votre ancien logiciel, qui sera probablement positionné en « lecture seule ». C’est pour cela que la migration finale est souvent effectuée le vendredi ou pendant le week-end, pour qu’elle ait un impact minimal pendant les heures ouvrées.

Si la migration de données CRM peut être un processus compliqué, ces efforts de planification, entre autres, peuvent garantir que tout se passera bien et que votre entreprise sera prête à reprendre le travail avec le nouveau logiciel. Lisez l’article sur l’implémentation CRM de Big Bang ERP avec le Club Sportif MAA en cliquant ici.

Bob Paulson